La gestion des achats publics s’appuie sur un cadre juridique solide, en particulier le code des marchés publics, garantissant transparence, équité et utilisation judicieuse des ressources publiques. Explorer ce cadre implique l’examen des normes nationales et internationales qui le régissent.
Cadre juridique et codes des marchés publics
Le code des marchés publics, pilier central, nécessite une analyse approfondie de ses dispositions, de la planification à l’attribution finale, en intégrant les mises à jour pour assurer la conformité. Les principes fondamentaux, tels que la liberté d’accès, l’équité et la transparence, sont cruciaux pour préserver l’intégrité du système.
Les 3 points du code d’achats public
- Le cadre juridique
- Les codes du marché public
- Les principes fondamentaux : liberté d’accès, équité et transparence
Le cadre des achats publics constitue le socle sur lequel repose l’intégralité du processus d’achat dans le secteur public. Il englobe un ensemble de normes, de lois et de règlements qui visent à garantir la légalité, la transparence et l’éthique dans toutes les étapes des achats. Cette exploration approfondie du cadre juridique comprend l’examen des textes légaux nationaux et internationaux qui régissent les acquisitions publiques, ainsi que la compréhension des obligations juridiques auxquelles les entités publiques sont tenues tout au long du processus.
Les codes des marchés publics
Le code des marchés publics représente un pilier central du système régissant les achats publics. Une analyse détaillée de ce code implique d’examiner les dispositions qui régissent la passation des marchés publics depuis la planification initiale jusqu’à l’attribution finale. Cela englobe la compréhension des différentes procédures d’achat, des seuils financiers, des obligations des parties prenantes et des mécanismes de contrôle. Une attention particulière est accordée aux mises à jour éventuelles du code, afin de garantir la conformité aux évaluations législatives qui pourraient impacter les pratique d’achat public.
Les principes fondamentaux :
- Éthique du processus, approfondir ces principes souligne l’importance de la liberté d’accès, de l’équité, et de la transparence, préservant l’intégrité et la crédibilité du système d’achats publics
- Approfondissement des principes fondamentaux qui sous-tendent les achats publics, en mettant en avant la nécessité de la liberté d’accès, de l‘équité et de la transparence
Ces principes fondamentaux forment le fondement éthique du processus. Approfondir ces principes implique de mettre en lumière la nécessité cruciale de garantir la liberté d’accès aux marchés publics, en favorisant la concurrence et en évitant toute discrimination. De même, l’équité dans le traitement des fournisseurs et la transparence tout au long du processus d’achat sont des éléments clés pour assurer une gestion responsable et éthique des deniers publics. Cette exploration met en relief l’importance de ces principes dans la préservation de l’intégrité et de la crédibilité du système d’achats publics.
Stratégie d’achat en milieu public
La stratégie d’achat public inclut la définition du besoin, la rédaction des pièces, le respect des seuils, le suivi administratif, la commission d’attribution, et le respect du cadre des pièces principales.
La définition précise du besoin est au cœur de toute stratégie nécessite une analyse approfondie pour une compréhension exhaustive des exigences. La rédaction des pièces de marché, incluant le règlement de consultation, CCTP, CCAP, BPU, assure une communication transparente. Le respect des seuils de dépenses guide le choix des procédures, garantissant conformité et transparence.
La clôture du marché implique une évaluation des performances des fournisseurs, une gestion des réclamations, et une commission d’attribution cruciale pour garantir l’équité et la transparence, avec des notifications formelles assurant la confiance des parties prenantes.
Définition du besoin claire et précise
Elle implique une analyse approfondie de chaque besoin spécifique de l’entité publique, allant au-delà des aspects superficiels. Une compréhension exhaustive des exigences est exigée pour établir des bases solides. Une définition précise du besoin assure la cohérence et l’efficacité de la passation de marché en fournissant des directives claires aux parties prenantes, ce qui facilite une réponse adaptée des fournisseurs.
Rédaction et construction de pièce de marché
Elle consiste à traduire le besoin défini en documents contractuels clairs et complets. La construction minutieuse du dossier, comprenant le règlement de consultation, le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), le cahier de clauses administratives particulières (CCAP), et le bordereau des prix unitaires (BPU), est essentielle. Ces documents forment le socle du contrat entre l’entité publique et les fournisseurs. Elle assure la communication transparente ainsi qu’une exécution sans accroc du marché.
Respect des seuils de dépenses pour choisir une procédure de passation efficace
Cette étape réclame une compréhension approfondie des différentes procédures disponibles, telles que l’appel d’offres ou la procédure négociée, et la capacité de sélectionner celle qui répond de manière appropriée aux demandes du marché. Il faut garantir une conformité totale avec la réglementation en vigueur qui contribue à la transparence et à la légitimité du processus d’achat public. Le respect des seuils guide la gestion des formalités administratives et des contraintes financières liées à chaque procédure.
Règle et suivi administratif de fin de marché
Elle englobe la validation des livrables, l’évaluation des performances des fournisseurs et la gestion des éventuelles réclamations. Le suivi administratif post-achat ne se limite pas à la clôture formelle, mais intègre également une réflexion sur les enseignements tirés des expériences passées. Ces retours d’expérience contribuent à optimiser les futurs processus d’achat en identifiant les points forts et les zones d’amélioration.
Commission d’attribution, commission et notifications
Cette instance joue un rôle prépondérant dans le processus de décision et assure l’équité et la transparence. La communication efficace des résultats à travers des notifications formelles contribue à maintenir la confiance des parties prenantes. Elles incluent également des explications claires sur les critères d’évaluation et favorisent ainsi une compréhension approfondie des décisions prises.
Optimisation des achats publics : stratégie et bonnes pratiques
Optimiser les achats publics implique une stratégie articulée en cinq sections clés :
Mise en place d’audit d’achats
Cet outil devient un référentiel unique, mesurant et collectant les données d’achats spécifiques au secteur public. Cela va au-delà d’une analyse financière qui englobe une compréhension approfondie des besoins particuliers de l’entité publique.
Catégorisation des dépenses et identifier les marges d’économie
En segmentant les achats en fonction de leur nature et de leurs volumes, les entités publiques peuvent identifier les secteurs offrant le plus grand potentiel d’économie. Cette pratique peut aussi s’aligner sur la nécessité de transparence et d’équité dans le processus d’achat.
La recherche active d’offres pour un sourcing pointu en économies durables
Elle vise à découvrir de nouveaux fournisseurs favorisant ainsi un sourcing pointu et la réalisation du meilleur rapport/qualité prix. Cette approche contribue également à promouvoir la concurrence et l’inclusion de différents acteurs sur le marché.
La centralisation des demandes et automatisation
Simplifier et accélérer le processus d’achat est capital pour garantir une cohérence dans la gestion des ressources publiques, tout en respectant les procédures strictes imposées par la réglementation.
Partage de la stratégie : impliquer les acteurs pour une optimisation collective
La réussite de cette stratégie d’achat publique dépend fortement de l’implication de tous les acteurs. Le partage transparent de la stratégie élaborée crée une culture d’achat alignée sur les objectifs d’optimisation. La sensibilisation des collaborateurs à ces pratiques renforce la cohésion et l’efficacité opérationnelle.
Une fois l’optimisation en place, vous devez mesurer les performances pour réaligner la stratégie si nécessaire. Cela peut être fait en définissant des objectifs précis envers les fournisseurs et en tenant compte de la qualité, du prix et des détails de livraison dans le plan de performance.
Tableaux de bord et KPI’s dans le contexte des achats publics
L’utilisation de tableaux de bords devient alors un outil judicieux, adaptatifs, pratique, voire indispensable pour suivre et mesurer les performances du service achat. Des indicateurs tels que les nombres de commandes, le coût moyen des achats, la marge commerciale, la conformité des fournisseurs, la prise en compte des critères RSE et le nombre de fournisseurs par article orientent la prise de décision et permettent un ajustement stratégique.
Les bénéfices de l’optimisation des achats des entreprises
La réduction des dépenses
Commandes maîtrisées grâce à un sourcing pointu qui permet de découvrir de nouveaux fournisseurs pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix.
L’augmentation de la marge
Diminution des dépenses qui génère une marge brute bien plus importante que si le chiffre d’affaires avait été augmenté.
Gain de productivité
Centralisation des activités au sein d’outils achats digitaux pour une meilleure interaction et une plus grande productivité :
- Gestion des demandes intégrée au processus de commande et de négociation
- Validation des demandes confrontée au budget alloué
- Bons de livraison rattachés aux bons de commande
- Évaluation des fournisseurs
- Factures liées aux informations des tiers
- Paiement gérés automatiquement depuis les outils
Pourquoi optimiser ses achats ?
L’optimisation offre des avantages financiers, une transparence, une rentabilité optimale et surtout la satisfaction des besoins publics. Cette approche renforce la responsabilité financière, établit la confiance du public et garantie la disponibilité constante de besoin et de services de qualité. Elle favorise une prestation de services efficace, facilite l’adaptabilité au nouveaux défis, assure la conformité aux normes.
Définir sa stratégie d’achat
Définir cette stratégie repose sur l’allotissement du marché, la réalisation de tests et de démonstrations, la validation et l’encadrement des variantes. Ces dernières doivent être autorisées et limitées en nombre, avec des critères de pondération identiques à ceux des offres de base.
Le protocole des tests est différent d’un marché à un autre. Tout dépend de la nature du projet. Concernant les variantes, elles doivent être autorisées dans les documents de consultation des entreprises. Elles constituent une solution alternative pour l’acheteur lorsque l’offre ne parvient pas à combler tous les besoins de la commande.
Leur encadrement s’avère nécessaire afin de garantir la transparence de l’analyse de l’offre. Le nombre de variantes proposées par un candidat doit être limité. Celles-ci s’accompagnent obligatoirement de l’offre de base. Dans le cahier des charges, il faut préciser sur quels points portent les variantes, leur nature et leur étendue. Le mode de présentation (acte d’engagement, BPU) doit également être notifié dans ce document. Les variantes sont analysées avec les offres de base notées sur la même base. Le règlement de la consultation prévoit une pondération et des critères identiques entre ces deux propositions. Dans son rapport d’analyse des offres, l’entreprise rapporte des justifications sur les notes attribuées ainsi que le classement final.